Mettre en forme le texte

Styles et mise en forme

Sommaire de la page

Notions

Tout caractère et tout paragraphe de vos feuilles Word comporte un style qui lui est appliqué. Le style est une combinaison de caractéristiques qui définissent sa mise en forme et lui attribuent parfois un rôle particulier.

La mise en forme se définit au niveau de la police et du paragraphe (voir les pages Mise en forme de la police et Mise en forme du paragraphe).

Certains styles ont une fonction particulière : les titres, les listes (numérotées ou non), les notes de bas de page, les renvois. Word les reconnait et propose des mises en forme automatiques et des fonctionnalités bien pratiques.

Maitriser les styles, c'est gagner du temps et garantir une mise en forme du document impeccable.

Les différentes sortes de style

Les styles de caractère (ou de police)

Ces styles ne font qu'appliquer une mise en forme de police : police, taille, couleur, gras, italique...

Ils ne confèrent aucune caractéristique particulière au texte sur lequel ils s'appliquent.

Généralement, ils se superposent sur un style plus élaboré. Ainsi le style Élevé qui est proposé par défaut, ne fait qu'ajouter l'attribut gras à un style préexistant.

La plupart partent de la police par défaut rattachée au document et modifient un ou plusieurs des attributs de ce style de base.

Pour appliquer un style de caractère, il faut sélectionner la zone de texte concernée.

Les styles de paragraphe

Ces styles définissent la mise en forme des paragraphes : interlignes, espacement, retrait, encadrement...

Ils peuvent comporter toutes les caractéristiques du paragraphe ou simplement apporter une modification à certains de ses attributs.

Il contiennent aussi des attributs de caractère mais ils ont la spécificité de s'appliquer par défaut à tout le paragraphe où se trouve le curseur quand vous appliquez le style.

Pour appliquer un style de paragraphe, il suffit donc de placer le curseur au milieu du paragraphe à styler.

Le style Normal, est un style de paragraphe. Il définit le texte basique de votre document. De nombreux styles découlent du style normal : les notes de bas de page et listes par exemple.

Les styles liés

Ce sont les styles qui intègrent à la fois des attributs de police et des attributs de paragraphe (comme les styles de paragraphe) mais qui peuvent s'appliquer à une partie de paragraphe.

Le style Sous-titre est un style lié.

On peut retirer aux styles liés leur particularité en cochant la case Désactiver les styles liés en bas du volet des styles. Ces styles s'appliquent alors comme des styles de paragraphe.

Les styles de titre

Ils permettent de hiérarchiser le document et de générer automatiquement une table des matières. Voir Les titres.

Ce sont des styles liés qui ont la particularité de comporter un niveau de hiérarchisation.

Les styles de liste

Ce sont des styles de paragraphe qui créent des listes, hiérachisée ou non.

Word gère leur retrait et leur numérotatin de manière particulière.

Les styles de table

Ce sont les styles qui permettent de mettre en forme les tableaux de Word

Les styles liés aux références

Par références, Word entend tout ce qui enrichit le texte : les notes de bas de page ou de fin de chapitre, appel de notes, renvois, citations bibliographiques, légendes, tables des matières, table des illustrations, bibliographie. Chacun de ses éléments a un style particulier et a des liaisons qui facilite leur mise en oeuvre.

La plupart de ces styles s'appliquent automatiquement : créer une note de bas de page génère un numéro au niveau de l'insertion sur lequel s'applique le style Appel de note de bas de page, ainsi qu'une note en bas de la feuille dont le style est Note de bas de page. Les deux sont liés et se suivront de page en page à mesure que votre document s'étoffera, et la numérotation évoluera en fonction des autres notes intégrées.

Toutes les tables (des matières, des illustrations, des références) ont également leur style propre. TM 1 à TM 9 pour la table des matières par exemple.

Styles en cascade

La grande majorité des styles ne contient pas tous les attribut de police et de paragraphe necessaires pour les caractériser. Ils s'appuient donc sur une base qui est le style de paragraphe Normal qui s'appuie lui-même sur la police par défaut.

La plupart des styles sont des surcharges sur des styles existants.

Ainsi, si vous modifiez la police de caractère du style Normal, toutes une série de styles vont changer en cascade : les notes, les listes, les styles de mise en forme (gras, italique etc.). Seuls les styles qui comportent dans leur définition une police de caractère déterminés ne se modifieront pas.

Cela peut déstabiliser, et modifier des styles de manière non désirées, mais il est très pratique de ne pas avoir à reprendre tous les styles particuliers pour mettre à jour la police de caractère.

Appliquer un style existant

Par le ruban

Sélectionner la zone de caractère ou se placer sur le paragraphe
Dans le ruban , groupe Styles
Cliquer sur le style désiré
Le style s'applique sur la zone de texte ou le paragraphe

Utiliser le volet des styles

Si le style désiré n'est pas dans la galerie des styles, il faut passer par le volet des styles

Sélectionner la zone de caractère ou se placer sur le paragraphe
Faire apparaitre le volet des styles
Cliquer sur le style désiré
Le style s'applique sur la zone de texte ou le paragraphe

Copier - coller le style

Vous pouvez copier le format d'un paragraphe sur lequel le style est déjà appliqué et le coller sur un autre

Se positionner sur le paragraphe qui est au bon style
Cliquer sur l'icône Reproduire la mise en forme (cliquer deux fois pour reproduire le format plusieurs fois de suite)
Cliquer surle ou les paragraphe sur lequels appliquer le style
Pour désactiver la copie de format, taper la touche Echap ou recliquer sur l'icône Reproduire la mise en forme

Voir comment recopier la mise en forme.

L'application automatique

Quand vous définissez un style par l'intermédiaire de la boite de dialogue, vous avez la possibilité de définir le Style du paragraphe suivant.

Ainsi, à la suite de votre titre 1, le paragraphe que vous saisirez se mettra automatiquement en Titre 2

Modifier un style

Modification par l'exemple

Se placer sur une occurence du texte ou paragraphe à modifier
Modifier la mise en forme avec les options de police et de paragraphe. Rester sur le texte ou le paragraphe mis en forme
Placer la souris sur le niveau de titre dans la barre des styles pour cliquer droit.
Dans le menu qui apparait, cliquer sur la commande Mettre à jour [nom du style] pour correspondre à la sélection
L'apparence du style dans la barre de style se modifie
Toutes les occurences du style se modifient

Ce type de modification, rapide, est suffisant dans la plupart des cas. Pour les ajustement minutieux ou complexe, il est possible de passer par une boite de dialogue

Avec la boîte de dialogue

Se placer sur une occurence du texte ou paragraphe à modifier
Modifier la mise en forme avec les options de police et de paragraphe. Rester sur le texte ou le paragraphe mis en forme
Placer la souris sur le niveau de titre dans la barre des styles pour cliquer droit.
Dans le menu qui apparait, cliquer sur la commande Modifier....
La boite de dialogue Modifier le style s'affiche
Pour paramétrer le style sélectionné, voir La boite de dialogue Créer ou modifier un style

Créer un style

Pour commencer, demandez-vous si vous avez besoin de créer un style. Il est préférable, dans la mesure du possible d'utiliser les styles de Word, quand ils correspondent à vos besoin.

De manière générale, le texte simple doit être en style Normal, les titres avec les styles hiérarchisés Titre 1 à Titre 9, utilisés dans l'ordre. Les listes, mise en valeur, notes, légendes, et beaucoup d'autres variations existent déjà dans la liste des styles accessibles. Plus Word connait le style, plus il est susceptible de le gérer de manière approprié.

N'hésitez pas à ouvrir le volet des styles et le paramétrer de manière à voir tous les styles (voir comment ouvrir le volet des styles et les options de paramétrage. Si vous trouvez votre bonheur, appliquez le style prédéfini et modifiez-le pour lui donner le format désiré.

Si rien ne correspond à vos besoins, vous pouvez créer votre style.

Mettre en forme la zone de texte ou le paragraphe
Sélectionner le texte ou le paragraphe sur lesquels vous allez baser le style
Ouvrir le volet Style. Le style correspondant à votre sélection est entouré.
Attention, il faut paramétrer le volet pour qu'il fasse apparaitre toutes les variations de style. Dans le cas contraire, votre style particulier risque de ne pas se différencier de son style de départ.
Cliquer sur la flèche à droite du style en cours
Dans la liste, cliquer sur Modifier le style...
Dans la boite de dialogue Modifier le style, indiquer le nom du style.
Si le nom ne correspond à aucun style préexistant, un nouveau style est créé.
Vérifiez bien que les paramètres correspondent à ce que vous souhaitez (voir, ci-dessous, les détails de la boite de dialogue).

Mettre en forme la zone de texte ou le paragraphe
Sélectionner le texte ou le paragraphe sur lesquels vous allez baser le style
Ouvrir le volet Style. Le style correspondant à votre sélection est entouré.
En bas du volet, cliquer sur le bouton Nouveau style
La boite Créer un style à partir de la mise en forme s'affiche
Indiquer le nom du nouveau style
Si vous considérez que votre mise en forme est correcte (celle de la sélection a été reprise), vous pouvez cliquer sur le bouton OK
Pour le paramétrer correctement, voir les détails de la boite de dialogue ci-dessous.

La boite de dialogue des styles

boite_style

Nom

Nom du style.

Si vous le modifiez :

Si c'est un style qui fait partie des styles par défaut de Word, vous créez un nouveau style
Si c'est un style que vous avez créé ou qui s'est créé par vos manipulation de format, ce sera un changement de nom

Type de style

Si ce n'est pas un style par défaut, vous pouvez choisir entre Paragraphe, Caractère, Lié Tableau ou Liste. Ce choix va définir la manière dont Word va le gérer (voir les différentes sortes de liste).

Si vous créez un style, choisissez un style de caractère ou paragraphe plutôt qu'un style lié. Il est plus propre de différencier les deux.

Style basé sur

En choisissant à partir de quel style vous concevez le vôtre, vous attachez à votre style tous les attributs du style d'origine.

Si le style de base change, tous les attributs que nous n'aurez pas reprécisés dans ce style-là se modifieront en cascade.

Vous pouvez ainsi créer des familles de styles, liées entre elles (des listes, des paragraphes, des titres)

Style du paragraphe suivant

Indiquez dans quel style doit être le paraphe suivant. Si c'est un Titre 1, le paragraphe suivant peut être défini comme un Titre 2 par exemple. Si vous avez créé un style Question, vous pouvez le faire suivre du style Réponse.

Mise en forme

Une série d'icônes vous sont proposées pour une mise en forme rapide, de police pour la première ligne, de paragraphe pour la seconde.

Les modifications envisagées seront immédiatement visibles dans la zone de prévisualisation en-dessous.

Description

Les caractéristiques du style sont énoncées. Elle permettent de voir ce qui a déjà été défini.

Ajouter à la galerie de style

Pour y acccéder sans passer par le volet des styles

Mettre à jour automatiquement

Si vous modifiez un style, cocher cette case permettra la mise à jour automatique de toutes les occurences qui sont déjà sous le style traité.

Uniquement dans ce document / Nouveau document basé sur ce modèle

Format

Ce bouton affiche une liste qui permet d'ouvrir les boites de dialogue qui donnent accès à l'ensemble des paramètre de mise en forme. liste_format_style

Police...

Ouvre la boite de dialogue Police (Voir : Mise en forme de la police).

Paragraphe...

Ouvre la boite de dialogue Paragraphe (Voir : Mise en forme de la police des paragraphe).

Tabulation...

Ouvre la boite de dialogue Tabulation, pour ajouter ou déplacer les taquets de tabulation.

Bordure...

Ouvre la boite de dialogue Bordures, pour ajouter ou paramérer les bordures autout du texte ou du paragraphe.

Langue...

Ouvre la boite de dialogue Langue, qui permet de préciser sur quel langue se baser pour la correction d'ortohographe et de grammaire.

Cadre...

Ouvre la boite de dialogue Cadre qui permet de gérer l'emplacement des images par rapport aux paragraphes.

Numérotation...

Ouvre la boite de dialogue Numérotation qui gère la numérotation des listes et des titres.

Touche de raccourci...

Ouvre la boite de dialogue Touche de raccourci qui permet de modifier ou ajouter des racourcis pour appliquer les styles.

Effet de texte...

Ouvre la boite de dialogue Paragraphe (Voir : Les effets de texte).

Se repérer dans les styles

Savoir quel style s'applique à un endroit donné

Une fois votre curseur placé sur un texte ou un paragraphe vous pouvez voir quel style est appliqué par plusieurs moyens.

Par la galerie des titres

Le style courant apparait entouré de gris dans la galerie des titres. style_courant_galerie

La limite, c'est que le style courant n'est pas forcément présent dans la galerie des styles. Il peut aussi être positionné sur la seconde ligne de cette galerie et non visible au premier abord.

Par le volet Style

Le volet Style est plus efficace pour connaitre le style en cours. Quel que soit la vue paramétrée, les styles utilisés dans le document sont visibles et le style en cours est entouré. style_courant_volet

La limite est que le volet prend de la place sur l'écran et que vous n'avez pas forcément envie de l'afficher tout le temps.

Par la barre Accès rapide

Il y a une autre solution pour voir facilement le style en cours, sans ouvrir le volet des style : la boite style dans la barre Accès rapide. Elle affiche par défaut le style en cours, ce qui est le meilleur moyen d'avoir les styles toujours à portée du regard. style_courant_rapide

Connaître le format du style

Par le volet de mise en forme

C'est la description la plus complète d'un format volet_mise_en_forme

Pour afficher le volet de mise en forme

Insérer le bouton pour ouvrir le volet de mise en forme dans la barre Accès rapide volet de mise en forme

Par le volet Style

C'est un peu moins complet, mais déjà suffisant.

Faire apparaitre le volet Style
Passer la souris sur les styles. Une infobulle décrit l'essentiel du format

Par la boite Modifier le style

Faire un clic droit sur un style, à partir de la galerie des style ou du volet Style
Cliquer sur la commande Modifier...
Dans la boite de dialogue Modifier le style, les icones, ainsi que la zone de description indique une partie du format associé.

Le volet Style

Faire apparaitre le volet Style

Sélectionner la zone de caractère ou se placer sur le paragraphe
Dans le ruban , groupe Styles
Cliquer sur le carré gris en bas à droite
Le volet apparait

Paramétrer le volet les styles

Par défaut le volet ne montre pas tous les styles existants, ni toutes les modifications apportées à un style.

Pour contrôler ce que le volet vous montre, il faut aller dans les options

Tout en bas du volet Style, cliquer sur le bouton Options...
La boite de dialogue Options du volet Style s'affiche

Les styles à afficher

les styles recommandés : une sélection parmi les styles par défaut de Word
On peut commencer avec cette options. Les styles les plus utilisés sont proposés.
les styles en cours d'utilisation : uniquement les styles utilisés dans le document en cours
Très pratique pour vérifier que le document est correctement stylé.
Avantage : On peut voir tous les styles inutiles ou mal gérés à corriger.
Inconvénient : ne propose pas les styles pas encore utilisés qui pourraient être utiles.
les styles présents dans le document actif : les styles rattachés au modèle sur lequel a été créé le document en cours
Offre un large choix de styles
tous les styles : tous les styles enregistrés
Tous les styles possibles.
Avantage : on voit ce qui existe et cela évide de créer inutilement de nouveaux styles.
Inconvénient : la liste est longue et on peut s'y perdre.

Ordre de tri de la liste

Alphabétique : par odre alphabétique
Comme recommandé : logique de Word, selon les usages les plus courants
Police : les styles sont classés par type de police
Sur base de
Par type : par style de caractère, puis style de paragraphe

A vous de voir comment vous vous y retrouvez le mieux.

L'ordre Recommandé est modifiable. La priorité peut se modifier (bouton Générer les styles en bas du volet Style)

Mise en forme à afficher en tant que style

Par défaut les trois cases des cette rubrique sont décochées.

Pourquoi est-ce un problème ?

C'est pour simplifier le volet. Le problème, c'est que cela masque une grande partie de la réalité des styles.

Comme indiqué plus haut, la plupart des styles sont basés sur des styles complets (Normal, le plus souvent), dont ils ne changent qu'une partie des attributs. Ils surchargent un style existant en ajoutant des caractéristiques.

Ainsi, si vous mettez des mots en rouge et en gras, le style réel sera Normal + Rouge + gras. Sauf que, par défaut, le volet des style affichera seulement : Normal sans les différencier des parties restées en noir.

Que ce passe-t-il quand les cases sont cochées ?

boite_style_options_afficher

Si vous cochez les trois cases de la rubrique Mise en forme à afficher en tant que style, les parties modifiées s'afficheront sous le style Rouge, Gras, ce qui est plus précis.

volet_style_options_ko volet_style_options_ok

Quand il est basé sur Normal, le style de base n'est pas reprécisé : le style s'appelle Rouge, Gras et non Normal + Rouge, Gras). Un titre de niveau 3 avec un espacement modifié apparaitra sous le vocable Titre 3 + avant:6pt

Mode d'affichage des noms de styles intégrés

Afficher le titre suivant lorsque le niveau précédent est utilisé : il est recommandé de cocher cette case, notamment quand vous avez choisi en cours d'utilisation pour les styles à afficher. Si le dernier niveau de titre est Titre 3, le Titre 4 apparaitra dans le volet et vous permettra d'ajouter un niveau de titre.
Masquer le nom prédéfini quand un autre nom existe :

Cases et boutons du volet Style

volet_style_bas

Afficher l'aperçu

Quand la case est cochée, les styles du volet reflètent le format du style.

Désactiver les styles liés

Quand la case est cochée, les styles liés se comportent comme des styles de paragraphe..

Gérer les styles

icone_style_gerer boite_style_gerer

Inspecteur de style

icone_style_inspecter boite_style_inspecter

Nouveau style

icone_style_nouveau

Ce bouton ouvre la boite de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme

La fenêtre de style dans la barre Accès rapide

Il est possible d'ajouter une liste déroulante bien pratique dans la barre d'outils Accès Rapide.

Faire apparaître la fenêtre de style ou le révélateur de mise en forme dans la barre Accès rapide

Cliquer la flèche descendante à droite des outils déjà en place
En bas de la liste qui s'affiche, cliquer sur Autres commandes...
Dans la liste Choisir les commmandes dans les catégories suivantes, sélectionner Commandes non présentes sur le ruban
Dans la liste, descendre jusqu'à Style [Style] ou Révéler la mise en forme

Cliquer sur le bouton Ajouter
La commande se place dans la liste Personnaliser la barre d'outils Accès Rapide
La fenêtre de style ou le révélateur de mise en forme s'insèrent dans la barre Accès rapide

Comment utiliser la fenêtre de style

Visualiser le style en cours

Le style de la portion de texte où se trouve le curseur apparait continuellement dans la fenêtre de style

Contenu de la liste déroulante

La fenêtre de style comporte une flèche pointant vers le bas, qui permet l'affichage d'une liste déroulante. Celle-ci contient la même chose que le volet Style. Elles est donc dépendante du paramétrage du volet Style.

Application d'un style

Tout comme la galerie des styles ou le volet, il est possible d'appliquer un style sur la sélection en cliquant sur un des styles de la liste déroulante

Création d'un style

Il est même possible de créer un nouveau style à partir de la fenêtre

Sélectionner la zone de caractère ou se placer sur le paragraphe
Cliquer dans la zone de texte de la fenêtre de style pour sélectionner le texte qui s'y trouve
Taper le nom du nouveau style puis la touche Entrée <
Le nouveau style est créé
Comme il est créé comme un style de paragraphe, tout votre paragraphe prend les caractéristique du nouveau style

Utiliser les raccourcis clavier

Pour faciliter la hiérarchisation d'un texte, il existe par défaut des raccourcis clavier pour appliquer un style à un paragraphe

Style	Raccourci
Appliquer Titre1	Alt+Ctrl+ 1
Appliquer Titre2	Alt+Ctrl+ 2
Appliquer Titre3	Alt+Ctrl+ 3

Vous pouvez également créer vos propres raccourcis

Ouvrir la boîte de dialogue Modifier le style (voir ici)
Cliquer sur le bouton Format et choisir la commande Touche de raccourci
Placer le point d'insertion dans le champ Nouvelle touche de raccourci et taper le raccouci (touche neutre + touche active)
Utiliser Alt ou Alt Gr de préférence comme touche neutre. Les associations avec Ctr sont presque toutes utilisées pour des commandes très utiles
Le raccourci choisi s'inscrit dans le champ
Décider si le raccourci doit pouvoir être utilisé à partir de tous les documents Word (Enregistrer dans : Normal.dotm) ou seulement dans le document en cours
Cliquer sur Attribuer puis sur OK pour fermer les deux boites de dialogues
Il suffira ensuite de sélectionner le paragraphe et taper le raccourci pour voir le style s'appliquer

Harmoniser un document

Voilà, avant vous ne saviez même pas ce qu'était un style et vous laissiez Word les gérer comme il l'entendait. Mais maintenant, vous connaissez Word est mon ami et vous avez décidé de montrer à Word qui est le chef. Pour cela, le volet Style sera votre meilleur (second) ami.

Faire apparaitre et paramétrer le volet Style

Faire apparaitre le volet Style à partir du ruban Accueil, groupe Style
Cliquer sur le bouton Options du volet Style
Dans la boite de dialogue Options du volet Style, paramétrer le volet de manière :
- À ne voir que les styles en cours d'utilisation
- Voir toutes les variations de chaque style

Quand vous regardez les styles existants dans votre super rapport sur lequel vous avez sué sang et eau, c'est l'horreur ! Vous avez des styles multiples, genre Normal gras soulignement ou Style Hiérarchisation (Latin) Arial (Complexe) Arial 16 pt Gras. Comment remettre de l'ordre là dedans ?

Bien définir les styles dont vous avez besoin

D'une certaine manière, déterminez votre charte graphique : format des titres, du texte, des autres éléments de votre document.

A partir de la galerie des styles ou du volet, modifier le style Normal et les titres par défaut (Titre 1 etc.) pour qu'ils correspondent à ce que vous désirez
Lister les mises en forme que vous utilisez régulièrement (listes, encadrés, mise en relief, notes de bas de page) et prenez des styles existants, ou créez des styles, pour les mettre en forme à votre convenance

Faire rentrer dans le rang les styles inutiles

A ce stade, il peut rester des styles dont le format est légèrement différent de la charte graphique que vous venez de définir. Il y a aussi des parties qui sont visuellement parfaite mais dont le nom fait doublon avec un autre style.

Il va falloir sélectionner ces portions de texte, et leur appliquer les styles appartenant à votre sélection.

Dans le volet Style, cliquer sur la flèche à droite des styles réfractaires
Dans la liste, cliquer sur Sélectionner toutes les occurences
Cliquer ensuite sur le style correct pour l'appliquer à la sélection
Toutes les occurences seront désormais soumises au style désiré et l'ancien style disparaîtra faute d'être utilisé

Si vous travaillez en commun sur un document avec d'autres personne, n'hésitez pas à leur faire un petit cours sur les styles et insister pour qu'elles les utilisent au lieu de mettre en forme "à la main". Vous passerez peut-être pour un maniaque mais, la veille du jour où il faut rendre le rapport, quand le chef dira que c'est très bien mais que les sous-sous-sous titres soulignés font un peu lourd, tout le monde sera bien content de vous voir modifier les Titre 4 en cinq clics, plutôt que de dé-souligner et mettre en italique les 324 occurences une à une.