Les auteurs chanceux ont un relecteur qui donne son avis sur leur texte avant qu'il ne soit publié. Des corrections vont donc être apportées au document original. Il est normal que celui qui l'a écrit veuille contrôler les modifications. Ces dernières doivent donc être signalées et l'auteur décide s'il les adopte ou non.

Comme Word est conçu pour vous aider, il met à votre disposition le Suivi des modifications, appellé aussi outil de révision.

Le principe

Word permet de mettre en valeur toutes les modifications apportées dans un document et de garder en mémoire les deux versions : la version de base et la version corrigée.

Le correcteur peut donc insérer, supprimer et déplacer du texte sans se préoccuper de notifier ses modifications. L'auteur les verra instantanément et aura la possibilité de les intégrer définitivement au texte ou de les annuler, revenant à la version antérieure.

Quand le correcteur veut poser une question à l'auteur, il peut :

• insérer ses questions et remarques dans le texte ; l'auteur les effacera après lecture
• Créer un commentaire, qui s'inscrira en marge du texte (cette façon est préférable car l'auteur peut laisser le commentaire sans risquer qu'il se trouve intégré par erreur dans la version finale.

Activer le suivi des modifications

1. Ouvrir le document que vous souhaitez réviser
2. Dans le menu Outils, cliquer sur Suivi des modifications. Vous pouvez aussi cliquer sur REV dans la barre d'état au bas de votre document
   La mention REV dans la barre d'état (bas de l'écran) passe de grisée à noir quand le suivi des modifications est activé

Si vous enregistrez votre document avec le suivi des modifications activé, cette activation sera toujours présente lorsque le document sera ré-ouvert (par vous ou la personne à qui vous l'enverrez)

Correction du texte

Procéder aux modifications

1. Apportez les modifications souhaitées en insérant, supprimant, déplaçant le texte ou modifiant la mise en forme.
2. Word se charge du reste en mettant les ajouts en couleur et en signalant les passages supprimés dans la marge

Vous pouvez changer la couleur et les autres mises en forme qu'utilise Word pour marquer le texte.

Les commentaires

Le commentaire est affiché dans une bulle dans la marge du document. Cela permet au correcteur de poser une question ou de faire une remarque, sans que cela soit inséré dans le texte.

Insérer un commentaire

1. Sélectionner le texte à commenter ou cliquez à la fin du texte.
2. Dans le menu Insertion, cliquer sur Commentaire
   Ou : cliquer sur l'icône Insérer un commentaire dans la barre d'outils Révision
3. Taper votre message dans la bulle de commentaire.

Pour modifier ou répondre à un commentaire

1. Cliquer à l'intérieur de la bulle du commentaire que vous souhaitez modifier.
2. Modifier le message comme il convient.

Si les bulles sont masquées ou que seule une partie du commentaire est affichée, vous pouvez modifier le commentaire dans le volet Révision au bas de l'écran.
Pour afficher le volet Révision, cliquer sur volet Révision dans la barre d'outils Révision.

Validation des corrections

Quand l'auteur reçoit le texte corrigé, il peut valider ou refuser les corrections, en utilisant les icônes de la barre d'outils de révision.

Faire apparaître la barre d'outils Révision

Le plus simple pour gérer les corrections est d'utiliser la barre d'outils dédiée

1. Menu Affichage
2. Placer la souris sur Barre d'outils
3. Sélectionner Révision dans la liste des barres
4. La barre Revision apparaît

Naviguer de correction en correction

• Utiliser les icônes Suivant et Précédent

Validation des corrections

La plupart du temps (paramétrage par défaut) un trait vertical dans la marge gauche signale les lignes où des corrections ont été enregistrées.

Si une ligne est marquée par un trait vertical mais que vous ne voyez aucune correction (pas de caractère souligné ou barré), il y a des chances que votre relecteur ait ajouté un caractère invisible, comme un espace.

Valider les corrections une à une

1. Se placer sur la correction
2. Cliquer sur l'icône Accepter la modification ou Refuser les modifications
3. Cliquer sur Suivant pour être automatiquement placé sur la correction suivante

En cas d'erreur, annuler l'opération (icône Annuler ou Ctr + Z)

Valider toutes les corrections d'un paragraphe en une seule fois

1. Sélectionner le paragraphe
2. Cliquer sur l'icône Accepter la modification ou Refuser les modifications

Valider tout le document à la fois

1. Cliquer sur la petite flèche vers le bas à droite de l'icône Accepter la modification
2. Sélectionner Valider toutes les modifications dans le document

Astuce : Quand vous avez pour habitude d'accepter les corrections de votre relecteur, faite une passe sur le document pour retirer ce que vous ne désirez pas garder (phrases de commentaire par exemple), puis acceptez toutes les modifications à la fois.

Fusion en un seul document des commentaires et des modifications émanant de plusieurs relecteurs

1. Ouvrir le document dans lequel vous souhaitez fusionner les modifications (le document original).
2. Dans le menu Outils, cliquer sur Comparaison et Fusion de documents.
3. Sélectionner l'un des documents dont vous souhaitez fusionner les modifications.
4. Cliquer sur la flèche située à côté de Fusionner, puis cliquez sur Fusionner dans le document en cours.
5. Répéter les étapes 2 et 4 jusqu'à ce que toutes les copies du document soient fusionnées.

Parfois une boite de dialogue apparaît pour vous demander si vous désirez conserver la mise en forme du document original ou bien utiliser la mise en forme du document révisé. Cela n'a pas d'incidence sur le texte (c'est seulement une question de mise en forme)

Les paramètres d'affichage

La révision peut être active sans que les modifications soient visibles. C'est le REV (noir ou grisé) sur la barre d'état en bas de l'écran qui vous indique si l'option est en activité ou non. Vous pouvez décider de modifier l'affichage pour relire plus facilement le texte modifié. En effet, les marques de révisions par leur complexité peuvent gêner la lecture.

Masquer ou faire apparaitre les marques de révisions

1. Dans la barre d'outils Revision, dérouler la liste
2. Sélectionner la configuration désirée :
   • Original : Affiche le document d'origine, non modifié, pour vous permettre de visualiser l'aspect qu'aurait le document si vous refusiez toutes les modifications.
   • Final : Vous permet de visualiser l'aspect qu'aurait le document si vous acceptiez toutes les modifications.
   • Original avec marques : Affiche le texte inséré et les modifications de mise en forme dans les bulles tandis que le texte supprimé reste inséré.
   • Final avec marques : Affiche le texte supprimé dans les bulles, tandis que le texte inséré et les modifications de mise en forme sont affichés dans le texte.

Pour afficher rapidement les modifications ou les commentaires, dans le menu Affichage, cliquer sur Marques.

Modifier d'autres options d'affichage et de mise en page

1. Dans le menu Outils, cliquer sur Options, puis sur l'onglet Modifications.
2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Changer la couleur utilisée pour les modifications
   • Afficher ou masquer les bulles
   • Marquer ou non les lignes modifiées