La mise en forme et structure du document

Que faut-il comprendre par mise en forme

Un document bien mis en page, c'est un document qui utilise les objets de Word tels qu'ils sont prévus.

En suivant bien les règles, votre document sera net : les textes seront alignés, les espacements entre les paragraphes toujours égaux, les numérotations cohérentes. Vous pourrez facilement naviguer dans les documents longs, et des tables des matières, des tables des illustrations et des bibliographies qui se construiront et se mettront à jour facilement. La mise en page (marges, en tête, pied de page, numéro de page) s'adaptera à vos besoins.

Une bonne mise en forme c'est :

• Configurer correctement les paragraphes : les espacements, les retraits, les tabulations (non, on ne met pas une série d'espaces ou de paragraphe vides pour pousser le texte)
• Utiliser les styles pour uniformiser tout ce qui est semblable et optimiser les mises en forme de la police.
• Utiliser les outils de références : notes de bas de page, citations et bibliographie, légendes de graphique et d'images, index
• Structurer ses titres (styles de titre) et utiliser éventuellement la numérotation automatique.

La notion de paragraphe

La paragraphe est la base de la structure d'un document Word.

Tout document contient au moins un paragaphe

Lorsque vous vous trouvez sur un nouveau document, vous avez un page blanche sur l'écran. Vous pensez donc être face à un document vide. Ce n'est pas tout à fait exact. En réalité, un paragraphe a été créé par défaut dans votre document vierge. Tout ce que vous taperez au clavier sera contenu dans ce paragraphe.

Tout le texte se trouve dans un paragraphe

Vous ne saisissez pas votre texte dans le vide; même si ce n'est pas visible, vous ne pouvez ajouter des caractères que là où existe un paragraphe.

Pour saisir du texte à distance du paragraphe en cours, vous devez soit :

• Créer de nouveaux paragraphes. Chaque paragraphe va se placer sous le précédent
• Mettre en forme les paragraphes pour qu'ils se placent là où vous le souhaitez

Visualiser les paragraphes

Pour bien comprendre comment s'agence votre document, il est bon de visualiser régulièrement les paragraphes. Ils sont matérialisés par le caractère non imprimable suivant :

Pour faire apparaitre les caractères non imprimables

1. Dans l'onglet accueil, groupe Paragraphe
2. Cliquer sur l'icône Afficher tout

1. Presser les touches Ctrl + 8

La notion de style

Un style c'est à la fois :

• La mise en forme des paragraphes et des caractères que ceux-ci contiennent
• La structure de votre texte

Les styles appliqués aux paragraphes vont indiquer à Word s'il est en présence de simple texte, d'une liste, d'un titre ou d'une légende d'illustration. Utiliser correctement les styles vous permettra d'avoir une table des matières ou une table des illustrations. Vous pourrez aussi intervertir facilement les parties de votre texte.

Appliquer un style uniforme à tout ce qui est identique (un texte, une mise en relief, un encadré) vous permet d'enregistrer une mise en forme complexe (police, taille de caractères, retrait de paragraphe, couleur, encadrement) sous un nom unique, et d'appliquer l'ensemble de la mise en forme en un clic.

Cela permet aussi, quand vous désirez changer la mise en forme d'un type d'élément, d'en modifier toutes les occurences d'une seule opération, sans avoir à les retrouver dans le texte.

C'est pourquoi il faut prendre l'habitude, quand on veut appliquer une mise en forme, de penser en terme de style, et d'appliquer la mise en forme à un style précis, que l'on pourra appliquer sur autant d'endroit que necessaire.

Appliquer un format

La plus grande difficulté avec les formats est de les appliquer au bon endroit.

Word est logique. Word est obéissant. Mais Word est bête. Si vous ne lui indiqué pas clairement sur quoi doit porter le format, il ne l'appliquera pas ou l'appliquera mal.

On appliquer un format

• un caractère : une lettre ou un mot doit être en gras
• un paragraphe : il doit être en retrait
• un style : pour harmoniser tout ce qui est semblable

Application d'un format de caractère

Votre curseur est dans un mot. Vous cliquez sur l'icône Gras. Le mot ne se met pas en gras. Pourquoi ?

Tout simplement parce que vous n'avez pas indiqué ce que vous vouliez mettre en gras. Votre curseur est positionné DANS le mot, mais en réalité il est entre deux lettres, donc sur rien du tout. Pour vous il est évident que vous désirez appliquer le format au mot, mais pas pour Word. Les format caractère ne s'appliquent qu'aux caractères préalablement sélectionnés.

Le format ne s'applique pas

Le format s'applique sur le mot

Application d'un format paragraphe

Au contraire, il n'est pas nécessaire de sélectionner tout le paragraphe que l'on veut formater. Les formats paragraphe s'appliquent à tout le paragraphe dans lequel le curseur est placé.

La propagation du format

Autre source de perplexité, vous avez parfois l'impression que le format s'applique là où vous n'avez rien demandé. Rappellez-vous : Word est bête mais Word est logique. Tout s'explique.

Pour vous simplifier la vie, Word applique aux nouveaux caractères / paragraphes le format des caractères / paragraphes précédents.

Explication :

Si votre curseur est juste après un mot en gras, quand vous créez un nouveau caractère (espace ou lettre), le format défini s'appliquera à ce nouveau caractère.
Vous créez un nouveau paragraphe juste après un pararaphe auquel vous avez appliqué un format, le nouveau paragraphe aura un format similaire.

Gérer le format

Recopier la mise en forme

1. Sélectionner le format à dupliquer en cliquant sur une partie de texte au bon format
2. Taper CTRL+MAJ+C pour copier la mise en forme
3. Sélectionner le texte sur lequel la mise en forme doit s'appliquer en pressant le bouton gauche de la souris
4. Taper CTRL+MAJ+V pour coller la mise en forme

Pour coller plusieurs fois de suite la mise en forme, vous pouvez aussi sélectionner un nouveau texte et presser la touche F4 (reproduire la dernière action)

1. Sélectionner le format à dupliquer en cliquant sur une partie de texte au bon format
2. Dans l'onglet Accueil, groupe Presse-Papier
3. Cliquer sur l'icone Reproduire la mise en forme . Le curseur va prendre la forme d'un pinceau.
4. Sélectionner le texte sur lequel la mise en forme doit s'appliquer en pressant le bouton gauche de la souris
5. Relacher la souris, la mise en forme s'appliquera à la sélection

Si vous double cliquez sur l'icône, vous pourrez coller plusieurs fois la mise en forme à des endroits différents. Pour mettre fin à l'opération, re-cliquer sur l'icône ou taper la touche Echap

Connaître la mise en forme

Parfois, la mise en forme vous convient mais vous ne savez pas comment vous l'avez obtenue ou, a contrario, quelque chose ne va pas, mais vous ne savez pas quoi. Vous avez la possibilité de voir en détail quel format s'applique sur une partie de votre texte

1. Taper MAJ + F1
2. Le volet de mise en forme s'afiche sur la droite de l'écran

Le volet indique les format s'appliquant à l'endroit où se trouve votre curseur. Vous pouvez déplacer votre curseur, pour connaître le format de différentes parties de votre document.

Cet affichage vous permet de modifier le format en cliquant sur les liens. Les boites de dialogue corrrespondantes s'ouvriront et vous permettront de procéder à vos modifications.

Annuler la mise en forme

Supprimer la mise en forme que vous venez tout juste d'appliquer

• Taper CTR + Z (supprimer la dernière action)

Supprimer toute la mise en forme

1. Sélectionenr la zone à traiter
2. Dans l'onglet Accueil, groupe Police
3. Cliquer sur l'icône

En réalité, il est faux de dire qu'aucun format ne s'appliquera à votre texte. Cela permet simplement de revenir au format par défaut, défini dans votre modèle de document par défaut Normal.dot.